Sekretärin / Sekretär

Robert-Musil-Institut für Literaturforschung / Kärntner Literaturarchiv 
Allgemeines Universitätspersonal  | Vollzeit
Bewerbungsfrist:  11. Juni 2020
Kennung: 316/20

Ausschreibung

Die Universität Klagenfurt schreibt folgende Stelle zur Besetzung aus:

Sekretärin / Sekretär

an der Fakultät für Kulturwissenschaften, Robert-Musil-Institut für Literaturforschung / Kärntner Literaturarchiv, im Beschäftigungsausmaß von 100 % (40 Wochenstunden, Uni-KV: IIb; www.aau.at/uni-kv), vorerst befristet auf ein Jahr, mit der Option auf Überleitung in ein unbefristetes Dienstverhältnis. Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt € 1.994,60 brutto (14 x jährlich) und kann sich auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen auf max. € 2.177,40 (R1) brutto erhöhen. Voraussichtlicher Beginn des Anstellungsverhältnisses ist der 3. August 2020.

Aufgabenbereich

 

  • Büroadministration und -kommunikation in einem auch internationalen Arbeitsumfeld, sowohl inner- als auch außeruniversitär
  • interne und externe Korrespondenz
  • Assistenz der Institutsleitung
  • eigenständige Budgetadministration und Unterstützung bei der Personalverwaltung
  • Unterstützung bei der Administration von Forschungs- und Vermittlungsprojekten, insbesondere Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
  • Reiseabrechnungen und Unterstützung bei Reiseplanungen
  • Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops und Veranstaltungen
  • Empfang und Betreuung von Gästen, Partnern, externen Benutzern
  • Betreuung der Homepage (Teilbereiche) und des Beschäftigtenportals
  • Aktualisierung der Forschungs- und Antragsdokumentation
  • Unterstützung des Kärntner Literaturarchivs (Erwerbungen, Verträge …)
  • Unterstützung bei der Lehreadministration
  • Unterstützung bei der Finanzverwaltung des Vereins der Freunde des Musil-Instituts

Sie arbeiten an der zentralen Schnittstelle eines Instituts und Archivs, das drei Aufgaben wahrnimmt (Literaturforschung, Literaturarchiv, Literaturveranstaltungen und -vermittlung), inner- und außeruniversitär aktiv ist, stark in die Gesellschaft hineinwirkt und viele externe Partner hat (www.aau.at/musil/). Das Institut/Archiv befindet sich in einem historischen Gebäude, dem Geburtshaus Robert Musils, in der Klagenfurter Innenstadt (Bahnhofstr. 50).

 

Voraussetzungen

  • Kaufmännische Ausbildung und/oder Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
  • Vertrautheit mit der Organisationsstruktur der AAU bzw. Bereitschaft zur effizienten Einarbeitung
  • Identifikation und Umgang mit einem Institut/Archiv, dessen kulturpolitischer Aktionsradius über die Universität hinausreicht
  • sehr gute EDV-Kenntnisse (Office-Anwendungen)
  • gute SAP-Berichtsuserfähigkeiten
  • Basislehrgang der AAU bzw. Bereitschaft zur Teilnahme direkt bei Dienstantritt
  • organisatorische Fähigkeiten
  • gute soziale Team- und Kommunikationsfähigkeit, freundliche Umgangsformen
  • eigenständige, lösungsorientierte und effiziente Arbeitsweise, Verlässlichkeit
  • Belastbarkeit in Stresssituationen
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Der Nachweis für die Erfüllung aller Voraussetzungen für die Einstellung muss bis spätestens 10. Juni 2020 vorliegen.

Erwünscht sind

  • Bereitschaft zur Weiterbildung (WordPress, Indico u.a.)
  • Eigeninitiative und proaktive Arbeitsweise
  • Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • weitere Fremdsprachenkenntnisse begrüßenswert

Zusatzinformation

Die Universität legt im Rahmen ihrer Anstellungspolitik Wert auf Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität.

Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationen erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Allgemeine Informationen finden BewerberInnen unter www.aau.at/jobs/information. Nähere Auskünfte erteilt die Institutsvorständin Univ.-Prof.in Dr.in Anke Bosse (anke.bosse@aau.at).

Bei Interesse bewerben Sie sich mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien und Arbeitszeugnisse) unter der Kennung 316/20 bis spätestens 10. Juni 2020 über den „Für diese Stelle bewerben“-Button am Ende der Ausschreibung.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.