Sekretär:in

Die Universität Klagenfurt ist mit rund 1 500 Mitarbeitenden und über 12 000 Studierenden im Alpen-Adria-Raum angesiedelt und erreicht in Rankings regelmäßig exzellente Platzierungen. Das Motto „per aspera ad astra“ bringt den Anspruch des konsequenten Strebens nach Spitzenleistungen bei allen Tätigkeiten in Forschung, Lehre und Hochschulmanagement zum Ausdruck. Die Prinzipien der Gleichstellung, der Diversität, der Gesundheit, der Nachhaltigkeit und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bilden die Grundlage für das Arbeiten an der Universität.

In der Stabsstelle Qualitätsmanagement wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt:

Sekretär:in

Beschäftigungsausmaß: 50 % (20 Wochenstunden)

Mindestentgelt: € 17.921,40 brutto jährlich; Einstufung nach Uni-KV: IIb

Befristung: vorerst befristet auf ein Jahr (mit der Option auf Entfristung)

Bewerbungsfrist: bis 5. Februar 2025

Kennung: 867/24

• Büroadministration und -kommunikation
• Führen von internen und externen Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Tagungen (inklusive Protokollführung und -erstellung) in deutscher und englischer Sprache
• Redaktion und selbstständiges Korrigieren sowie druckfertige Vorbereitung von Berichten
• Anfertigen von elektronischen Formularen, Templates, Faltblättern etc.
• Wartung der Website und des Beschäftigtenportals gemäß inhaltlicher Vorgaben
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, von Moderationsbehelfen etc. in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützende Recherchetätigkeiten
• Mitarbeit bei der Budgetadministration
• Reiseplanung und -abrechnung

• Kaufmännische Ausbildung und/oder einschlägige Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
• Sehr gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit MS Office
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

• SAP-Anwendungskenntnisse
• Teamfähigkeit und sehr gute kommunikative Kompetenzen
• Organisatorische Fähigkeiten
• Sorgfältiger Arbeitsstil
• Gutes Selbst- und Zeitmanagement
• Hohe Dienstleistungsorientierung
• Eigenständige und effiziente Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Das Angebot:

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt € 1.280,10 brutto (14 x jährlich) und kann sich auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen auf max. € 1.385,— (R1) erhöhen.

Zudem bietet die Universität Klagenfurt:

• Persönliche und berufliche Weiterbildungsangebote, Führungskräfte- und Karrierecoaching
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen, siehe dazu aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/
• Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
• Leben und arbeiten in der attraktiven Alpen-Adria-Region mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in den Bereichen Kultur, Natur & Sport

Die Bewerbung:

 Bei Interesse bewerben Sie sich mit den üblichen Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse / Bestätigungen

Bewerbungen sind ausschließlich bei der Stelle mit der Kennung 867/24 in der Rubrik „Allgemeines Universitätspersonal“ über den Link „Für diese Stelle bewerben“ am Ende der Ausschreibung möglich.

Die erforderlichen Nachweise für die Einstellung müssen bis spätestens 5. Februar 2025 vorliegen.

Nähere Auskünfte erteilt zur konkreten Stellenausschreibung Frau Isabella Terkl (isabella.terkl@aau.at). Allgemeine Informationen zur Universität als Arbeitgeberin finden sich unter https://jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/. Die Personalverfahren werden an der Universität Klagenfurt neben der zuständigen ausschreibenden Stelle auch vom Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und ggfs. von der Behindertenvertretung begleitet.

Die Universität Klagenfurt strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.